Kirjastus: Äripäev

Mitte keegi pole kunagi soovinud, et koosolekud kestaksid kauem. Ometi veedavad väga paljud pikki tunde, isegi kuni kaks kolmandikku tööpäevast koosolekutel ja soovivad tihti, et ei peaks seda tegema.

Miks me siis nii palju aega koosolekutel veedame? Sel moel kohtume me meeskondade, töörühmade, osakonna liikmete ja läbirääkijatega. Koosolekutel lahendatakse probleeme, võetakse vastu otsuseid ja luuakse usaldust. Kuna me peame kokku saama, tuleks koosolekud teha võimalikult tulemuslikuks, kasulikuks, lahedaks ja produktiivseks.

Raamatus tuleb muu hulgas juttu järgmistest teemadest:

• Millal koosolekut korraldada, millal mitte.

• Kuidas koosolekuks valmistuda, kuidas seda juhatada ning mida teha hiljem.

• Kui suur peaks olema koosolekul osalejate arv? Avaldame saladuse, kuidas saavutada koosolekul paikapandud eesmärk ehk räägime 8-18-1800 reeglist.

• Miks koosolek kisub kiiva ja mida sel juhul ette võtta.

• Ära on toodud ka päevakorra näidis ja mitmesugused töölehed, mille abil vajalikku infot kiiresti ja kergesti kätte saada.

"Koosolekute juhtimine" kuulub Harvardi taskumentori sarja.

Sisukord:

Mentori sõnum: Milleks üldse kokku saada?

Üldine informatsiooni koosolekute kohta

Algus

Koosoleku kokkukutsumise põhjus tugineb eesmärgil... Kas sul on vaja lahendada probleemi? Teha otsus? Teavitada rühma millestki? Kontrollida projekti hetkeseisu?

Miks korraldada koosolekut?

Kes tulevad koosolekule?

Koosolekute liigid

Ära unusta eesmärki

Kuidas koosolekuks valmistuda

Paljud koosolekud ebaõnnestuvad kehva planeerimise tõttu. Arvestades koosoleku eesmärki, otsusta, kes peaks sel osalema ning kus ja millal koosolekut korraldada. Seejärel koosta tõhus päevakord

Kõik sõltub eesmärgist

Kes peaksid osa võtma?

Kuupäev, kellaaeg, koht ja seadmed

Koosta päevakord

Rollide ja kohustuste määramine

Edasta muud vajalikku koosoleku-eelset informatsiooni

Kuidas rühmad otsusele jõuavad

Otsusetegemise koosolekud nõuavad rohkem tähelepanu ja ettevalmistust. Enne arutelu algust peaksid kõik asjaosalised otsustegemise protsessi mõistma, olgu selleks siis häälteenamus, konsensus või juhi otsus

Valmistu otsusetegemise koosolekuks

Häälteenamus

Konsensus

Juhi otsus

Suuna otsusetegemise protsessi

Kuidas koosolekut juhtida

Kõikidel koosolekutel on algus, keskosa ja lõpp. Tõeliselt tulemusliku koosoleku korraldamiseks teadvusta kõiki kolme osa ja suuna neid alates tervitussõnadest kuni tööle hakkamise ja lõpetamise ning koosoleku-järgse tegevuse planeerimiseni

Alusta koosolekut autoriteetselt

Juhi koosolekut oskuslikult

Lõpeta kokkuvõtvalt

Koosoleku etapid ja ülesanded

Kui koosolek kisub kiiva

Vahel võib koosolekul tekkida probleeme ja eesmärgid jäävad kõrvaliseks või koguni täitmata. Ent kui sa oled valmis neid probleeme lahendama – millest enamik on ju etteaimatavad – saad kiiresti koosoleku õigele rajale tagasi suunata

Ole realist

Valmistu erinevateks olukordadeks

Ole valmis tegutsema

Katseta muid rolle

Kuidas koosolekut lõpetada

Hea koosolek võib koost laguneda, kui lõpp ei ole õigesti korraldatud. Isegi kui inimesed kibelevad lahkuma, võta koosolekul räägitu kokku, kirjelda saavutatut ja järgmisi samme

Lõpeta koosolek õigel ajal

Tee kokkuvõte

Kuidas pärast koosolekut järelkontrolli läbi viia

Ära lase nähtud vaeval ununeda samal hetkel, kui osalejad koosolekuruumist lahkuvad! Hoolitse selle eest, et koosolekul tehtud otsused ja plaanid viiakse ellu. Koosta koosoleku-järgne suhtlus- ja tegevusplaan ning edasta huvigruppidele vajalikku informatsiooni

Kindlusta koosoleku-järgne edu

Koosta suhtlus- ja tegevusplaan

Kuula ära rahulolematud töötajad

Hinda koosolekut

Virtuaalsed koosolekud

Vana tuttav koosolekumudel, kus kõik istuvad ümber laua, hakkab muutuma. Tänu sidevahendite arengule, ja kuna osalejad asuvad terves maailmas laiali, on tänapäevases ärimaailmas hakatud kasutama ka virtuaalseid koosolekuid. Õpi tundma olemasolevaid ja tuleviku sidevahendeid

Õpi juhatama uue ajastu koosolekuid

Nõuanded ja abivahendid

Projektijuhtimise abivahendid

Need töölehed aitavad sul koosolekut planeerida ja juhtida

Testi ennast

Kasulik ülevaade selles raamatus kirjutatust. Tee testi enne ja pärast raamatu lugemist, et näha, kui palju sa oled õppinud

Testi vastused

Lisainfo

Kui soovid teemasse süveneda, siis siinkohal on ära toodud mõnede artiklite ja raamatute pealkirjad

Kasutatud kirjandus

Märkmed